Mit diesen 5 Tipps gelingt die finanzamtkonforme Kassenführung
Eine Steuerprüfung kann jeden Friseur- und Beautysalon treffen. Kleine Betriebe bekommen zwar seltener Besuch vom Finanzamt – das bedeutet aber keineswegs, dass sie sich in Sicherheit wiegen können.
Denn: Wer geprüft wird, hängt auch vom Zufall ab – und mit Einführung des neuen Kassengesetzes Anfang 2018 ist das Risiko weiter gestiegen. Um keine böse Überraschung zu erleben, sollten Inhaber in Sachen Buch- und Kassenführung einige wichtige Punkte beachten und mit einem modernen Kassensystem wie winCOSY® auf Nummer Sicher gehen.
Selbst Saloninhaber, bei denen das Finanzamt noch nie etwas zu bemängeln hatte, können schon morgen die Ankündigung einer Steuerprüfung in der Post finden, denn neben Auffälligkeiten bei vorherigen Prüfungen spielen bei der Auswahl der Betriebe auch Faktoren eine Rolle, die man selbst nicht beeinflussen kann. So ist es möglich, dass gerade ein Prüfungsschwerpunkt auf der Branche liegt oder die Software der Finanzverwaltung den Salon per Zufall auswählt.
Seit Anfang 2018 ist die Wahrscheinlichkeit, geprüft zu werden, weiter gestiegen: Seitdem hat das Finanzamt die Möglichkeit, eine unangemeldet Kassennachschau im Betrieb durchzuführen – und stellt der Prüfer dabei formelle Mängel oder Unstimmigkeiten fest, wird schnell eine reguläre Außenprüfung daraus.
Auch bei der Betriebsprüfung immer das Steuer in der Hand behalten
Um beim Gedanken an eine Steuerprüfung Bauchschmerzen zu bekommen, braucht man gar nichts zu verbergen haben: Auch aus Unwissenheit schleichen sich leicht Fehler ein – und die können den Salon teuer zu stehen kommen. Findet der Prüfer beispielsweise Einnahmen, die nicht ordnungsgemäß verzeichnet sind, nimmt er Schätzungen vor, die zu Steuernachzahlungen führen können. Bei groben Verstößen droht ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung. Umso wichtiger ist es, jederzeit auf eine mögliche Prüfung vorbereitet zu sein und bei der Buchführung grundsätzlich einige Punkte zu beachten:
-
Disziplin ist im Umgang mit ihren Daten ein Muss
Jegliche großzügige Handhabung mit Ihren betrieblichen Daten ist im Falle einer Prüfung vorprogrammierter Ärger verbunden mit hohen Kosten und Zeitaufwand. -
Auf Branchenkenntnisse achten
Der Friseur- und Beautymarkt hat wie alle Branchen Eigenheiten, die nicht jeder Steuerfachmann kennt. Deshalb wählen Sie einen Steuerberater, der über fach- und branchenbezogene Spezialwissen verfügt. -
Nie blind Vertrauen schenken
Einen Steuerberater zu haben bedeutet nicht, die Augen vor den eigenen Finanzen zu verschließen. Werfen Sie jeden Monat selbst einen Blick auf Ihre betriebswirtschaftliche Auswertung und prüfen Sie, ob die Zahlen realistisch sind. Auf Nummer sicher gehen Sie, wenn Sie die Zahlen dann noch mit Ihrem Steuerberater besprechen. -
Schlussbesprechung wahrnehmen
Sie haben einen Betriebsprüfer im Haus? Keine Panik! Im Anschluss an seine Prüfung haben Sie das Recht auf eine Schlussbesprechung gemeinsam mit Ihrem Steuerberater. Dabei können Sie alle Feststellungen und eventuelle Zweifelsfälle besprechen. -
Ergebnisse prüfen
Im Nachgang der Schlussbesprechung erhalten Sie einen Prüfungsbericht, in dem alle Feststellungen und Einigungen noch einmal schriftlich fixiert sind. Prüfen Sie diesen Bericht unbedingt gemeinsam mit Ihrem Steuerberater. -
Einspruchsfristen beachten
Sofern es Prüfungsfeststellungen gab, erhalten Sie einige Zeit später die geänderten Steuerbescheide. Auch hier ist ein erneuter Zahlencheck angezeigt – und das möglichst zeitnah, denn im Falle eines Einspruchs müssen strikte Fristen eingehalten werden, die Ihnen Ihr Steuerberater nennen kann.
Ein Kassensystem wählen, das Sorgen nimmt und Sicherheit schafft
Bedeutet die Aussicht auf eine Betriebsprüfung nun, dass man als Inhaber eines Friseur- oder Beautysalons mehr Zeit mit seinen Büchern als mit der eigentlichen Arbeit verbringen muss? Zum Glück nicht!
Denn: Moderne Kassensysteme wie winCOSY® nehmen ihnen viele Aufgaben rund um die finanzamtskonforme Abrechnung ab. Zu den wichtigsten Merkmalen einer solchen zukunftsweisenden Lösung zählt eine Funktion, mit der auf Knopfdruck die vom Finanzamt geforderten GDPdU- und GoBD-Prüfdateien erstellt werden können. Für die kontinuierliche Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist darüber hinaus eine DATEV-Schnittstelle sinnvoll. Ein Kassensystem, das den gesetzlich vorgeschriebenen täglichen Kassensturz samt Z-Bon automatisch vornimmt, spart Zeit und gibt Sicherheit. Hilfreich sind zudem einfach zu bedienende Funktionen, um die Zählprotokolle übersichtlich zu archivieren, Stornobuchungen detailliert zu erfassen und sämtliche Leistungs-, Preis- und Artikeländerungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Ein automatisches Update in regelmäßigen Abständen stellt sicher, dass die Kassensoftware immer auf dem aktuellsten Stand ist. Bei winCOSY® beispielsweise muss zur eigenen Sicherheit alle drei Monate ein Update abgerufen werden.
